Vous ouvrez votre boîte mail et là… une avalanche d’e-mails arrive. Entre les offres promotionnelles, les factures, les demandes urgentes et les newsletters, la gestion des e-mails peut vite devenir compliquée. Mais pas de panique, il suffit d’adopter quelques bonnes pratiques pour reprendre le contrôle.
Classez vos e-mails avec des dossiers et des libellés dans votre boîte mail
Imaginez votre boîte mail comme une bibliothèque. Si tous les livres étaient posés en vrac, vous mettriez des heures à retrouver ce que vous cherchez. C’est pareil pour vos e-mails. Créez des dossiers (ou des libellés selon votre messagerie) pour organiser vos messages par thèmes :
- Clients : pour les e-mails liés à votre entreprise.
- Administratif : factures, contrats, papiers importants.
- Newsletters : pour les abonnements que vous souhaitez garder (dont la Newsletter de Cerfrance bien évidemment ).
Donnez des noms clairs et simples à vos dossiers, comme « Urgent », « À traiter » ou « Archives », pour ne pas perdre de temps.
Automatisez avec des filtres ou des règles
Les filtres sont comme des assistants invisibles qui rangent vos e-mails à votre place. Vous pouvez, par exemple, demander à votre messagerie de :
- Envoyer toutes les factures directement dans le dossier « Administratif ».
- Classer les newsletters dans un dossier dédié
- Archiver automatiquement les e-mails d’un expéditeur spécifique.
Pour activer les filtres, cherchez l’option « Créer une règle » ou « Filtres » dans votre messagerie (Gmail, Outlook, etc.).
>> cliquez ici pour savoir comment créer des filtres sur Gmail
Débarrassez-vous des indésirables
Les spams et newsletters inutiles peuvent vite polluer votre messagerie. Prenez 10 minutes pour vous désabonner des e-mails que vous ne lisez jamais.
Adoptez un outil de gestion centralisée
Si vous jonglez entre plusieurs adresses e-mail, un outil de gestion centralisée peut être votre meilleur allié. Des solutions comme Thunderbird, ou Outlook permettent de regrouper tous vos comptes en un seul endroit. Vous évitez ainsi de passer d’une boîte à l’autre, et vous gagnez en clarté.
Activez les réponses automatiques (si vous avez cette option)
Pendant les périodes chargées ou les vacances, une réponse automatique peut vous sauver la mise. Elle informe vos interlocuteurs que vous avez bien reçu leur message et que vous reviendrez vers eux rapidement.
Bonus : vous gagnez du temps en évitant des relances inutiles.
Prenez le temps de configurer une signature personnalisée
Une signature e-mail bien faite, c’est comme une carte de visite. Elle doit inclure :
- Votre nom et votre fonction.
- Vos coordonnées (téléphone, site internet).
Cela évite de répéter les mêmes informations dans chaque e-mail.
Ayez une adresse dédiée pour votre activité professionnelle
Il est tentant d’avoir une seule boîte mail pour gérer ses mails personnel et ses mails d’entreprise. Le risque, c’est qu’un mail important concernant votre entreprise soit noyé parmi des mails publicitaires et des spams.
Une adresse mail professionnelle est donc conseillée.
Le saviez-vous ? Avec Ma Station Digitale, nous pouvons concevoir, pour vous, une adresse mail professionnelle, et cela, sans frais supplémentaire !
Une adresse professionnelle est plus simple à retenir grâce au nom de domaine qui permet de vous identifier facilement. C’est aussi un gage de sérieux. De plus, ces adresses sont mieux sécurisées que les adresses mails gratuites (Orange, Laposte…).
Vous souhaitez profiter de ce service ? Contactez Ceralis sur contact@ceralis.fr en mettant pour objet « demande de création d’une adresse mail professionnelle ».
